1. تسلم كتاب الدائرة الطالبة او/و استدعاء من المناقص إلى قسم الديوان وتسجيله.
2. يحول الكتاب الى الادارة لتوقيعه واعادة الكتاب الى الديوان.
3. يقوم الديوان بتسليم الكتاب  لقسم الشراء المختص وضابط الشراء المعني.
4. يقوم ضابط الشراء بوضع الكتاب والمرفقات داخل الملف الخاص بهذه العملية (ملف العملية الشرائية).
5. إعداد مذكرة  تبين واقع الحال ومدى انسجام المطلب مع أحكام النظام وتعليماته.
6. اعداد التوصيات ورفع المعاملة إلى المدير العام لاتخاذ القرار.
7. في حال موافقة المدير او من يفوضه يتم إعداد الملحق وفقا للنماذج المعتمدة لهذه الغاية من قبل ضابط الشراء.
8. يتم الاتصال من قبل ضابط الشراء مع المناقصين الذين سبق وأن اشتروا دعوة العطاء او المناقصين الذين شاركو في دعوة الاستدراج لتسليمهم نسخة من الملحق مقابل التوقيع بالاستلام أو من خلال الفاكس.
9. يتم إرسال نسخ من الملحق إلى الموظف المسئول عن بيع نسخ العطاء او الموظف المعني بتسليم دعوة الاستدراج  ليتم ضم الملحق إلى دعوة العطاء/ دعوة الاستدراج.
10.تنظر لجنة العطاءات المركزية / لجنة المشتريات  في تمديد موعد تسليم العروض إذا كان إصدار الملحق وما تضمنه يستدعي التمديد.

كتاب من الدائرة المستفيدة او/و استدعاء من  المناقص